Archivace a skartace dokumentů: 7 tipů, jak mít v papírech přehled

S novým rokem přichází nejen pravidelná inventura, ale také každoroční archivace a skartace dokumentů s končící archivační dobou. Víte ale, jak dlouho dokumenty archivovat, které z nich je možné skartovat a jak si v dokumentech udržet přehled?

V tomto článku se dozvíte, jak správně archivovat a skartovat dokumenty a zároveň jak je prakticky uložit, aby vám při práci nepřekážely a vy jste vždy věděli, kde potřebné dokumenty hledat.

Archivace dokumentů: Činnost, kterou se nevyplatí podcenit

Archivace a třídění dokumentů je činnost, která může mít při špatném postupu nepříjemné následky. Zásadní roli zde hrají archivační lhůty, po které je nutné jednotlivé dokumenty uchovávat. Doporučujeme proto vždy sledovat aktuální znění legislativy a norem.

Nesplnění archivačních povinností může vést až k vysokým pokutám, a proto se do třídění, archivace a případné likvidace dokumentů pouštějte pouze tehdy, pokud máte jasno v postupu.

TIP: Dejte si pozor na blednutí účtenek. Ideální je vytvořit jejich kopii a uložit ji spolu s originálem. Praktické je také doplnit archiv o digitální verzi dokumentů - i zde je však nutné dodržovat specifická pravidla elektronické archivace.

1. Vytvořte si přehledné hromádky

Zavedený archivační systém vám pomůže nejen s organizací dokumentů, ale také se zefektivněním práce a snížením stresu. Vše bude mít své místo a pracovní prostředí nebude zahlceno papíry.

Začněte rozdělením dokumentů do základních hromádek, například:

• skartovat
• uchovat dočasně
• archivovat

V rámci jednotlivých hromádek můžete dokumenty dále třídit podle abecedy, data nebo kategorie. Dokumenty patřící do jednoho spisu je vhodné spojit pomocí sešívačky, vázacího stroje nebo uložit do plastových obalů, které dokumenty ochrání a usnadní jejich další archivaci.

2. Vyřaďte nepotřebné dokumenty

Po uplynutí archivační doby nebo při vyřazování nepotřebných dokumentů přichází na řadu jejich likvidace. Zde je nutné zohlednit, zda dokumenty obsahují citlivé osobní nebo firemní údaje.

Dokumenty bez citlivých informací lze recyklovat. U dokumentů s osobními, finančními nebo strategickými údaji je však nejvhodnější skartace pomocí skartovačky, která zabrání jejich zneužití.

Nezapomeňte, že některé dokumenty podléhají skartačním znakům a jejich likvidace může vyžadovat skartační povolení. Konkrétní přehled dokumentů vhodných ke skartaci najdete v článku Jaké dokumenty by měly být skartovány.

3. Zbytek uložte do šanonů a archivačních boxů

Dokumenty, které aktivně používáte, doporučujeme uložit do praktických šanonů nebo pořadačů na formáty A4 a A5. Budete je mít vždy po ruce a snadno je dohledáte.

Pro dlouhodobé uložení jsou ideální archivační boxy, které dokumenty chrání před prachem, vlhkostí i hmyzem.

TIP: U pákových pořadačů sledujte šíři hřbetu – správná velikost vám ušetří místo i starosti s přeplněnými šanony.

4. Nezapomeňte na popis a označení

Základem přehledné archivace je správné označení. Na hřbet šanonu nebo archivační krabici uveďte:

• obsah dokumentů
• datum nebo skartační lhůtu

Praktičtější než datum uložení je uvést přesné datum či rok skartace. Pro lepší orientaci můžete využít barevné značení, předtištěné etikety nebo vlastní kódování kategorií.

5. Aktivní dokumenty mějte blízko pracovního stolu

Dokumenty, ke kterým se často vracíte, by měly být uložené co nejblíže pracovnímu místu. Využít můžete stolní přihrádky, police nebo zásuvkové kartotéky.

Zásuvkové kartotéky se závěsnými složkami zajistí přehledné uložení dokumentů a díky centrálnímu zamykání také jejich bezpečnost.

6. Využijte regály a skříně pro větší objem dokumentů

Pro větší množství šanonů a archivačních boxů jsou ideální otevřené archivační regály, které nabízejí snadný přístup a vysokou nosnost. Do menších kanceláří se skvěle hodí otočné regály, které šetří místo.

Pokud chcete dokumenty ukrýt a zachovat jednotný vzhled kanceláře, zvolte kovové nebo dřevěné spisové skříně s uzamykáním.

Pro výkresy a dokumenty větších formátů jsou vhodné výkresové skříně až do formátu A0.

7. Důležité dokumenty mějte hezky pod zámkem

V každé firmě existují dokumenty, jejichž ztráta nebo poškození by měla vážné následky. Pro jejich uložení jsou ideální archivační nebo trezorové skříně, které nabízejí ochranu proti neoprávněnému přístupu i zvýšenou bezpečnost.

FAQ: Archivace a skartace dokumentů přehledně

Jak dlouho musím dokumenty archivovat?

Archivační doba se liší podle typu dokumentu a platné legislativy. U účetních, mzdových a personálních dokladů je nutné dodržet zákonem stanovené lhůty.

Kdy je možné dokumenty skartovat a které dokumenty se skartují?

Dokumenty lze skartovat po uplynutí archivační lhůty nebo ve chvíli, kdy již nejsou potřebné. Ke skartaci se hodí zejména dokumenty s osobními a finančními údaji.
Přehled najdete v článku Jaké dokumenty by měly být skartovány.

Jaký typ skartovačky zvolit?

Záleží na citlivosti údajů a množství dokumentů. Pro běžné použití postačí základní skartace, citlivé dokumenty vyžadují vyšší stupeň zabezpečení.
S výběrem pomůže článek Jak vybrat správnou skartovačku.

Jak dokumenty správně uložit a ochránit?

Používejte kvalitní šanony, archivační boxy a uzamykatelný kancelářský nábytek, který dokumenty chrání před prachem, vlhkostí i neoprávněným přístupem.