7 tipů: Jak zvýšit svou produktivitu ve sdílené kanceláři

Máte někdy pocit, že vám ve sdílené kanceláři nebo coworkingu ubývá energie a ztrácíte pozornost? Produktivita nestojí jen na drahém vybavení nebo velkých změnách v prostoru. Často ji ovlivňují drobnosti, které lze zavést okamžitě, bez velkých nákladů – a které mají zásadní vliv na to, jak se vám v kanceláři pracuje a jak se v ní cítíte. Ať už sedíte v open space kanceláři nebo sdílíte pracovní stůl s kolegy, přinášíme vám 7 praktických tipů, které vám pomohou zvýšit soustředění, dodat energii a vytěžit z coworkingu maximum.

Co je produktivita?

Produktivita v kanceláři není jen o tom, kolik hodin odpracujete, ale hlavně o tom, kolik toho během nich opravdu zvládnete. Jde o chytré využití času i energie tak, abyste dosáhli lepších výsledků bez zbytečné únavy. Velký vliv na naši produktivitu má přitom i prostředí – od správného nastavení ergonomického kancelářského vybavení (židle, stůl, osvětlení), přes akustiku až po samotnou atmosféru pracoviště.

Výzvy a pozitiva sdílené kanceláře

Sdílená kancelář (coworking či open space) přináší do produktivity nový rozměr. Na jedné straně se musíte vyrovnat s ruchem, častějšími rozhovory nebo menším soukromím. Na druhé straně vám ale nabízí možnost čerpat energii z kolektivu, navazovat nové kontakty a inspirovat se od lidí z různých oborů. Pokud se naučíte správně pracovat s prostředím sdílené kanceláře, může se stát místem, které vaši produktivitu nejen nebrzdí, ale naopak posiluje.

1. Správné sezení jako základ produktivity

Bolesti zad nebo ztuhlá šíje dokážou spolehlivě ale srazit pracovní výkon i náladu. Proto začněte v prvním kroku u svého pracovního místa a zaměřte se na správné sezení v kanceláři.

Ergonomická kancelářská židle vám poskytne oporu jen tehdy, když je dobře nastavená. Sedák nastavte tak, aby chodidla spočívala celou plochou na zemi a v kolenou vznikl úhel přibližně 90°. Loketní opěrky by měly být v úrovni pracovní desky, aby ruce volně odpočívaly a ramena zůstávala uvolněná. Více se dočtete v článku: Jak správně sedět na kancelářské židli. 

Pokud vaše židle nenabízí dostatečné možnosti nastavení, pomůže i jednoduchá podložka pod nohy nebo malý polštářek za bedra.

Skvělým pomocníkem je také výškově nastavitelný stůl v rozsahu 650–1300 mm, díky kterému můžete během dne střídat sezení s prací ve stoje. Tím ulevíte zádům i krční páteři a vydržíte soustředění mnohem déle.

Náš tip: Nemáte k dispozici polohovací stůl? Nahraďte ho jednoduchými návyky – vyřiďte telefonát ve stoje, využijte barový stolek nebo se během dne několikrát projděte. I drobné pohyby uleví tělu, sníží únavu a dodají novou energii.

2. Čistý stůl, čistá hlava

Nepřehledná pracovní plocha zbytečně zatěžuje mysl a ubírá pozornost. Proto si na stole nechte jen to, co opravdu používáte, a ostatní věci odložte bokem. Nevyužívané dokumenty, nabíječky a drobnosti schovejte do zásuvkového kontejneru, aktuálně používané dokumenty uložte do jednoduchého stolního zásobníku na dokumenty.

Skvělým zvykem je také tzv. „desk reset“ – na konci dne si pracovní plochu uklidit, abyste ráno začínali s čistým štítem a prázdným stolem připraveným pro nové úkoly a výzvy.

Náš tip: Pořádek se vyplatí i v digitálním světě. Sjednoťte si záložky v prohlížeči, vytvořte si složky pro nejčastější dokumenty a udržujte plochu počítače vždy přehlednou a uspořádanou.

3. Uspořádání okolí vašeho místa

Produktivitu ovlivňuje i to, jak je uspořádaný prostor kolem vás. Natočte si monitor tak, aby vás neoslňovalo světlo z oken, a pokud sedíte v rušné části kanceláře, zkuste si vytvořit klidnější prostředí pomocí stolního paravánu či přesunutím doplňků.

Pokud máte možnost posunu, snažte se udržet od ostatních stolů odstup alespoň 120 cm – i menší rozestupy zlepší pocit soukromí a pohodu při práci.

4. Světlo, které neunaví oči

Správné osvětlení má zásadní vliv na soustředění i únavu během dne. Využívejte co nejvíce denního světla a doplňte ho stolní lampou přímo u pracovního místa. Ideální je, když lze nastavit intenzitu a teplotu světla v rozmezí 3000–6000 K – teplé světlo navozuje klid, studené podporuje koncentraci.

Pamatujte i na správné umístění stolní lampy – praváci by ji měli mít vlevo, leváci vpravo, aby si rukou nevrhali stín. Světlo by mělo dopadat šikmo z boku a zdroj být zhruba 35–50 cm nad deskou.

5. Ticho a klid pro vyšší výkon

Hluk je včetně špatného osvětlení dalším z největších nepřátel soustředění. Pokud vás ruší rozhovory kolegů nebo telefonáty, zkuste sluchátka s potlačením hluku nebo jemnou hudbu, která vás nebude rozptylovat.

Pokud máte možnost, pomůže i malý akustický paraván na stole nebo samostatná dělící stěna poblíž vašeho pracovního místa. A když to nejde, zkuste se s kolegy domluvit na „tichých blocích“ během dne, kdy si každý v kanceláři vyřizuje pouze nezbytné hovory.

Náš tip: I obyčejný koberec nebo běhoun dokáže ztišit kancelář. Pokud to lze, položte jej do nejfrekventovanějších tras.

6. Úložiště a pořádek v dokumentech

Ne vždy máte k dispozici vlastní skříň, ale i tak si můžete udržet pořádek a ušetřit cenný čas při hledání dokumentů. Rozdělte si dokumenty na „aktuální“ a „archivní“. Ty aktuální mějte vždy po ruce, zbytek odkládejte do šanonů nebo pořadačů. Pomohou i barevné rozlišovače a štítky, díky kterým hned víte, kde co najít.

Náš tip: Pokud sdílíte úložný prostor s kolegy, domluvte se na jasném systému – například složky podle oddělení nebo data. Zabráníte zmatku i zbytečnému hledání.

7. Pauzy a atmosféra, která dobíjí energii

Produktivita není jen o intenzivní práci, ale i o smysluplném odpočinku. Každých 90 minut si proto dopřejte i krátkou pauzu – vstaňte od stolu, projděte se, dejte si vodu ve firemní kuchyňce nebo se protáhněte. I pět minut stačí k tomu, abyste znovu nabrali energii.

Náš tip: Malá rostlina na stole nebo fotka z dovolené dokáže také ihned navodit příjemnější atmosféru a pozitivně ovlivnit náladu po celý den.

Závěr

Produktivitu ve sdílené kanceláři si můžete zvýšit i sami – a často stačí opravdu málo. Správně nastavená židle, uklizený stůl, dobré světlo, ticho nebo krátké pauzy dokážou výrazně ovlivnit to, jak se cítíte i jaký výkon podáváte. Sdílený prostor má své výzvy, ale také velké možnosti. Pokud si osvojíte pár jednoduchých návyků, můžete v coworkingu pracovat stejně efektivně – nebo dokonce lépe – než v klasické kanceláři.

Nejčastější otázky (FAQ)

1. Co dělat, když si nemůžu vybrat vlastní židli nebo stůl?
Nezoufejte – i s přiděleným vybavením můžete hodně ovlivnit. Nastavte si co nejlépe to, co máte k dispozici. Výšku sedáku, opěrek a monitoru si lze přizpůsobit téměř vždy. A pokud židle není ideální, pomůže i jednoduchá opěrka nohou nebo malý polštářek za záda.

2. Jak často bych měl/a dělat pauzy?
Ideální je krátká pauza každých 90 minut. Stačí pět minut - projděte se, protáhněte nebo si zajděte pro sklenici vody do firemní kuchyňky. Tělo i mysl se rychle osvěží.

3. Co když mám v kanceláři moc hluku a nemůžu se soustředit?
Vyzkoušejte sluchátka s potlačením hluku nebo jemnou (například klasickou) hudbu do pozadí. Pokud to jde, přidejte k pracovnímu místu malý akustický paraván nebo se domluvte s kolegy na „tichých blocích“.

4. Jak si udržet pořádek, když mám málo prostoru?
Základem je systém - používejte šanony, barevné rozlišovače a stolní organizéry. Dokumenty si rozdělte na „aktuální“ a „archivní“ a vždy na konci směny proveďte tzv. Desk reset - uklízejte stůl večer před odchodem.

5. Jaké světlo je nejlepší na práci v kanceláři?
Ideální je kombinace denního světla a stolní lampy. Lampa by měla umožnit regulaci intenzity a teploty (3000–6000 K). Pamatujte na umístění – praváci vlevo, leváci vpravo, tak aby si rukou nevrhali stín.

6. Co dělat, když nemám možnost výškově nastavitelného stolu?
Zkuste střídání poloh jinak – telefonujte ve stoje, projděte se po kanceláři, protáhněte se během dne. Každá změna pomáhá ulevit zádům i očím.

7. Jak si vytvořit příjemnější atmosféru ve sdílené kanceláři?
Pomůžou i maličkosti - malá rostlinka na stole, fotka blízkých nebo uklizený pracovní prostor. Tyto drobnosti zlepšují náladu a dělají kancelář útulnější a příjemnější.

8. Jak zvládnout digitální nepořádek, aby mě nezdržoval?
Udržujte pořádek i v počítači. Vytvořte si složky pro nejčastější projekty, používejte záložky v prohlížeči a jednou týdně si vyčistěte plochu od nepotřebných souborů. Digitální čistota vám šetří čas i nervy.

9. Jak zůstat produktivní, když mě kolegové často vyrušují?
Dejte jim vědět, kdy potřebujete klid na práci - třeba pomocí sluchátek nebo jednoduchého signálu. Domluvte se na „tichých hodinách“ a nechte si vyhrazený čas na schůzky či společné diskuze.