9 tipů: Jak zvládnout více projektů najednou

Také se někdy cítíte, že nemáte přes den tolik času, kolik byste potřebovali pro zvládnutí všech povinností a úkolů, které Vás ten den čekají? Každý z nás máme bohužel k dispozici denně pouze 24 hodin. Jak je ale možné, že jeden toho zvládne za den podstatně mnohem více než druhý? Odpovědí na tuto otázku je správně nastavený time management.

Přinášíme Vám 9 tipů, jak zvládnout práci na více projektech najednou za pomocí nejen správného time managementu, ale dozvíte se i jak  důležité je plánování, jak na efektivní komunikaci či například jak správně domluvit termín odevzdání projektu.

Time management co to je

Time management je proces, který v sobě kloubí nejen plánování, ale i organizování Vašeho času do různých dílčích aktivit tak, abyste jej nejen využívali efektivně, ale postupně se naučili určovat své priority a stanovit si cíle, které se naučíte dosahovat.

Odměnou za Vaše úsilí Vám pak bude nejen zlepšení pracovní produktivity a efektivity, ale pocit kontroly povede také ke zmírnění stresu, lepší profesní reputaci a zvýšení šancí na rychlejší dosažení životních i kariérních cílů. Jak na time management snadno a jednouše?

Začněte podrobným plánováním

Prvním krokem k efektivnímu nastavení Vašeho time managementu a zároveň jeho základním kamenem je efektivní plánování. Mapujte zkrátka vše, čeho chcete v osobním i kariérním životě dosáhnout v jednotlivých týdnech a měsících. Pamatujte ale, že Vaše plány by měly být vždy realistické, specifické, měřitelné a zároveň časově ohraničené, tak aby bylo ve Vašich schopnostech je naplnit.

Pro větší přehled si všechny své plány můžete vypsat také například do excelovské tabulky nebo přehledně na plánovací tabuli, kterou si můžete umístit nad pracovní stůl. Díky tomu budete mít navíc svoje plány i kdykoliv na očích.

Určete si pořadí jednotlivých úkolů

Různé projekty, znamenají včetně různých zadání také různé časové plány, milníky a deadliny. Abyste se v nich neztratili, je potřeba nastavit Vašim TODO listům přehledný jízdní řád, podle kterého pojedete. Snažte se nejen rozvrhnout co, kdy a kde budete dělat, ale i určit, které úkoly jsou více důležité než ty ostatní a které naopak velice spěchají.  

Skvělou pomůckou Vám k tomu může být například Eisenhowerova matice, pomocí které si Vaše úkoly, projekty a termíny rozvrhnete do 4 kvadrantů podle jejich důležitosti a naléhavosti.

Pokud máte již vše sepsáno, vznikne Vám tak přehledný časový plán, u kterého budete přesně vědět, že jsou v něm obsaženy nejen všechny termíny, ale i Vaše schopnost jich dosáhnout. Jedná se o velice zásadní a strategické rozhodnutí, proto si na tento proces vyhraďte opravdu dostatek času i klidu.

Respektujte vytvořený seznam

Pokud jste si již stanovili cíle, které byste rádi splnili a vytvořili pro ně potřebný jízdní plán držte se ho. Snažte se do harmonogramu následně co nejméně zasahovat a měňte časový harmonogram opravdu jen v těch nejnutnějších případech.  

Soustřeďte se na přítomný okamžik

Při práci na projektu se vždy věnujte pouze danému projektu či úkolu. Neodbíhejte a nepřeskakujte mezi projekty. Multitasking sice může být opravdu malou chvíli efektivní, ale jinak se jedná opravdu o cestu nestíhacího pekla, se kterou daleko nedojdete. Povede to pouze ke snížení Vaší produktivity. Vždy se snažte být myšlenkami v přítomnosti se svými současnými úkoly a neodbíhejte s nimi k ostatním projektům či notifikacím na telefonu.

Komunikujte efektivně

Při práci v různých týmech a na různých projektech, je dalším stavebním kamenem vedle plánování a organizace, také efektivní a pravidelná komunikace mezi členy týmu. Musíte si navzájem věřit a nepracovat každý za sebe, navzájem totiž na sobě v daném projektu závisíte a můžete si také navzájem pomoct. Měli byste tak vnímat energii v daném týmu a pokusit se ji co nejvíce přizpůsobit. 

Efektivní komunikace souvisí také se zprávou vaší e-mailové schránky. Věděli jste, že když nás něco vyruší od úkolu, na kterém pracujeme, trvá nám skoro 25 minut, než se do něj znovu ponoříme? Neustálé kontrolování e-mailu ruší Vaši pozornost. Vyhraďte si proto na kontrolu Vaší e-mailové schránky stanovené časy, ideálně 3x denně.

Všechno si zapisujte

Máte toho v hlavě spousty a občas se Vám stane, že plně zapomenete, u čeho jste minule v projektu skončili, či co bylo přesně náplní poslední schůzky na projektu? Tvořte si rozsáhlé poznámky a zapisujte si všechny důležité úkoly, plány i časové rozvržení jednotlivých činností do jednotlivých souborů či příručního poznámkového bloku.  

Slibujte méně, doručte více

Při domlouvání termínu ukončení projektu či odevzdání práce počítejte vždy s časem navíc. Nikdy neodevzdávejte pouze část rozpracované práce či půlku nedokončeného projektu. Raději si vezměte den či dva navíc a pořádně projekt a práci dokončete. Pamatujte vždy na Hofstadterovo pravidlo time managementu, jež zní, že Vám vše vždy zabere více než očekáváte.

Náš tip: Doporučujeme proto pří plánování konce projektu vzít v potaz i ty nejhorší scénáře, které mohou nastat a které by mohli zbrzdit Vaši práci a přidat při jednání k datu dokončení projektu přibližně například cca 20% času.

Investujte do kvalitního kancelářského vybavení

Už se Vám někdy stalo, že se Vám s blížícím se termínem odevzdání práce zasekla tiskárna, porouchala laminovačka nebo zamrzl počítač? Předejděte těmto komplikacím tím, že investujete do kvalitního kancelářského vybavení a kancelářské techniky, které Vám vydrží dlouhá léta jako nové a na které se můžete v případě nouze spolehnout. Ač může být počáteční investice vyšší, nakonec ušetříte, a to nejen peníze.

Tip závěrem: Za dobře odvedenou práci se vždy odměňte

Stihli jste vše, co jste si naplánovali a možná i něco navíc? Odměňte se! Ať už třeba sladkou dobrotou, dobrou kávou nebo chvilkou pro sebe či společně stráveným časem s rodinou. Naučíte-li se za dobré výkony odměňovat, získáte včetně dobrého pocitu i potřebnou motivaci k plnění dalších úkolů.