Zpět do: Inspirace

7 tipů: Jak na archivaci a organizaci dokumentů?

7.1.2022

S novým rokem přichází na řadu nejen pravidelná inventura, ale i každoroční archivace a likvidace dokumentů s končící archivační dobou. Víte ale jak na případnou skartaci dokumentů nebo jak dlouho dokumenty archivovat? V článku se dočtete nejen jak archivovat a skartovat Vaše dokumenty, ale i jak si je efektivně uložit tak, aby Vám při práci nepřekážely a Vy vždy věděli, kde potřebné dokumenty hledat.

Archivace

Archivace a třídění dokumentů je činnost, která v případě špatného kroku může mít fatální následky. Pozor si dejte zejména na archivační lhůty, po které je nutno dokument ukládat. Doporučujeme vždy sledovat aktuální podobu norem. Při jejich nesplnění by Vás totiž mohla čekat pokuta i ve výši stovek tisíc korun. Do třídění, archivace a případné likvidace dokumentů se proto pusťte pouze v případě, že znáte přesný postup

TIP: Při archivaci si dávejte taktéž pozor na blednutí účtenek. Vytvořte si raději jejich kopie, které spojíte s originálem. Doporučujeme i vytvoření kopií či uložení dokumentů navíc i v digitální verzi. U elektronické archivace ovšem pozor také na její specifická pravidla.

1. Vytvořte si hromádky

Díky zavedenému archivačnímu systému zajistíte nejen hladký chod svého spisového systému, ale zefektivníte i svůj pracovní postup, snížíte stres a zvýšíte i svou produktivitu a duševní pohodu. Vše bude mít své místo a vy se už nebudete muset procházet kanceláří zavalené papíry. V prvním kroku začneme s roztřízením dokumentů do počátečních hromádek. Doporučujeme si vytvořit například 3 hromádky, do kterých budete postupně zařazovat dokumenty, které Vám přijdou pod ruku. Hromádky můžete rozdělit například jako: skartovat - uchovat dočasně - archivovat.

V jednotlivých hromádkách můžete dále dokumenty třídit podle abecedy, chronologicky nebo dle kategorie a důležitosti. Dokumenty patřící do stejné kategorie nebo do stejného spisu můžete následně spojit dohromady pomocí sešívačky, vázacího stroje popřípadě umístit do prospektových plastových obalů, které nejen chrání dokumenty, ale zjednodušují i jejich případnou archivaci.

1. Vyřazení nepotřebných dokumentů

Po uplynutí archivační doby nebo při vyřazování nepotřebných dokumentů přichází na řadu jejich případná likvidace, u níž je nutné zohlednit povahu citlivosti uvedených informací v souboru. Dokumenty bez citlivých údajů, můžete použít například v rámci recyklace k dalšímu použití ve firmě.

U citlivých dokumentů je nutné dbát na ochranu identity, a proto je nejvhodnější variantou jejich skartace pomocí skartovačky. U skartace ovšem pozor na skartační znaky jednotlivých dokumentů, skartace některých dokumentů totiž vyžaduje i skartační povolení. Podrobný výpis skartačních znaků jednotlivých dokumentů definuje typový skartační rejstřík.

2. Zbytek uložte do šanonů či archivačních boxů

Aktivní soubory, které se často využívají, doporučujeme umístit do praktických šanonů nebo pořadačů na dokumenty, které jsou základní výbavou pro uložení formátů A4 i A5. Budete tak mít veškeré potřebné materiály u sebe a snadno je v budoucnu najdete. Alternativou k šanonům a pořadačům, jsou následně uzavřené archivační boxy, díky kterým udržíte dlouhodobě od svých archivovaných dokumentů dál prach, hmyz i vlhkost.

TIP: U pákových pořadačů se zaměřte i na šíři jejich hřbetu.

3. Nezapomeňte i na jejich popis a označení

Základem každé správné organizace je vše náležitě označit a popsat, dle rozměrů pořadače. Na krabici či hřbet složky a šanonu uveďte nejen obsah krabice, ale i datum. Doporučujeme uvést spíše datum skartační lhůty než datum uložení. Co se následně s dokumenty stane například po uplynutí archivační lhůty, můžete na pořadač označit písmeny.

TIP: K označení můžete využít nejen fixy, popisovače a zvýrazňovače, ale efektivní je také nalepení předtištěných štítků a etiket. Na šanony můžete uvést i specifické kódy kategorií pro lepší orientaci nebo si je seřadit jednoduše pomocí barev.

4. Aktivní dokumenty uložte blíže ke stolu

Pokud již máte vše roztřízeno do šanonů a popsáno, můžete věci skládat do příslušného nábytku. Dokumenty, které využíváte velmi často nebo se k nim v budoucnu hodláte vrátit, doporučujeme umístit blízko Vašeho pracovního stolu. Využít můžete například police a přihrádky na stůl, které slouží ke krátkodobému uložení a správě dokumentů o maximálním rozměru A4. Díky chytrému tvaru přihrádky snadno umístíte přímo na Vás psací stůl. Budete je tak mít vždy po ruce.

Poblíž stolu můžete umístit i zásuvkové kartotéky, které zajistí elegantní schování dlouhodobějších dokumentů. Do zásuvkových kartoték doporučujeme umístit nejen nadepsané závěsné složky, ale i závěsné desky, které Vám pomohou přehledně oddělit závěsné složky uvnitř zásuvky. Dokumenty tak budete mít přehledně organizované a díky centrálnímu zamykání i v bezpečí.

TIP: Police a přihládky naleznete také v akci 1+1 Zdarma. Nabídka platí do vyprodání zásob.

5. Praktické řešení pomocí regálů

V případě, kdy pracujete v účetní firmě či máte soubory umístěny v uzavřených krabicích, doporučujeme k uložení využít otevřené archivační regály na šanony s pevnou konstrukcí. Do regálů můžete uložit nejen aktivně využívané šanony, ale i uzavřené archivační boxy, které Vám zajistí odolnost proti působení kola času i sedání prachu na dokumenty. Otočné regály pak následně ocení zejména ti z Vás, kteří při archivaci hledají velký úložný prostor pro své šanony, ale v kanceláři nemají příliš volného prostoru.

6. Elegantní úschova šanonů

Pokud si naopak nechcete kazit jednotný design místnosti pohledem na šanony, můžete k jejich elegantnímu úkrytu využít kovové či dřevěné policové skříně i spisové skříně různých rozměrů, které včetně ochrany šanonů před prachem nabízí i centrální zamykání s vysokou nosností. Například elegantní skříně s dveřmi BLOCK nabízí nejen dostatek úložného prostoru, ale jsou i bez úchytek tudíž skvěle zapadnou ke stávajícímu nábytku.

V případě, kdy potřebujete archivovat výkresy či dokumenty vyšší než forát A5 a A6 doporučujeme Vám k jejich archivaci výkresové skříně určené až pro formáty A0. Výkresové skříně umožňují rozdělení pomocí dělících příček a jsou také plně uzamykatelné.

7. Velmi důležité dokumenty mějte hezky pod zámkem

V každé organizaci se najdou dokumenty, které by se za žádnou cenu neměly poškodit a jejich nahrazení či ztráta by měla vážné důsledky. K jejich uložení můžete využít archivační nebo trezorové skříně, které jsou nejen opatřeny trezorovým zámkem, ale zajišťují i odolnost proti případnému požáru.